Personeelsfeest? Hier de checklist.

Hier een checklist voor het plannen en organiseren van een personeelsfeest:

1. Bepaal de datum en tijd voor het feest: Houd bij het kiezen van een datum en tijd voor het feest rekening met de beschikbaarheid en voorkeuren van uw medewerkers. Vermijd vakanties of andere belangrijke evenementen die in strijd kunnen zijn met aanwezigheid.

 

2. Bepaal de locatie: Kies een locatie die plaats biedt aan het aantal gasten dat u verwacht te bezoeken. Dat kan een kantoorruimte zijn, een gehuurde evenementen locatie of een buiten locatie. Denk aan factoren als kosten, bereikbaarheid en voorzieningen.

 

3. Plan het thema en decor: Bepaal desgewenst een thema voor het feest en plan de decoraties dienovereenkomstig. Dit kan een vakantiethema zijn, een seizoen thema of een ander thema dat bij de gelegenheid past. Koop of maak decoraties zoals ballonnen, slingers en tafeldecoraties.

 

4. Stel een budget in: Bepaal een budget voor het feest met uitgaven zoals locatiehuur, decoraties, eten, drinken, amusement en alle andere kosten die aan het evenement zijn verbonden. Houd u tijdens het planningsproces aan het budget.

 

5. Plan het eten en drinken: Bepaal het menu voor het feest, of het nu gaat om een ​​verzorgde maaltijd, potluck of andere opties. Houd rekening met eventuele dieetbeperkingen of voorkeuren van uw medewerkers. Zorg voor drankjes, inclusief alcoholische en niet-alcoholische opties, evenals snacks en desserts.

 

6. Regel entertainment: plan entertainmentopties voor het feest, zoals een DJ, live band of andere activiteiten, afhankelijk van het thema en de voorkeuren van uw personeel. Overweeg eventuele extra apparatuur of opstelling die nodig is voor het entertainment.

 

7. Uitnodigingen versturen: maak en stuur uitnodigingen naar uw medewerkers met alle relevante details over het feest, inclusief de datum, tijd, locatie, dresscode en RSVP-informatie. Overweeg het gebruik van online uitnodigingen om het voor medewerkers gemakkelijker te maken om te reageren en om de gastenlijst bij te houden.

 

8. Plan voor logistiek: Overweeg logistiek zoals parkeren, transport en accommodaties indien nodig. Zorg ervoor dat de locatie toegankelijk is en over de nodige voorzieningen beschikt, zoals toiletten. Plan voor speciale activiteiten of verrassingen: Als u speciale activiteiten of verrassingen gepland heeft, zoals prijzen of games, zorg er dan voor dat u deze opneemt in uw checklist en dienovereenkomstig plant.

 

9. Bevestig details met verkopers en leveranciers: als u met verkopers of leveranciers werkt voor eten, drinken, decoraties of amusement, bevestig dan ruim voor het feest alle details, inclusief levertijden, installatievereisten en betalingsregelingen.

 

10. Stel een opruimplan op: plan voor het opruimen na het feest, inclusief afvalverwijdering, het retourneren van gehuurde items en het schoonmaken van de locatie. Wijs verantwoordelijkheden toe aan personeelsleden of regel indien nodig professionele schoonmaakdiensten.

 

11. Zorg voor een back-upplan: Zorg altijd voor een back-upplan voor het geval van onverwachte veranderingen of calamiteiten, zoals weersverstoringen of last-minute annuleringen van leveranciers. Wees voorbereid op eventuele onvoorziene situaties die zich tijdens het feest kunnen voordoen.

 

12. Follow-up met bedankbriefjes: stuur na het feest bedankbriefjes naar uw medewerkers en alle verkopers of leveranciers die hebben bijgedragen aan het evenement. Spreek uw waardering uit voor hun aanwezigheid en steun.

13. Wij zullen altijd pas na overleg iets voorstellen dat perfect bij jullie feest zal passen. Een mooie inkom/ontvangst act eventueel gevolgd door een gepaste ludieke act nadien. Dit kan desgewenst ook als moderatie aangevuld worden. Klik hier en vraag hier meer info over.

14. Locatie personeelsfeest. Het budget zal voor een groot deel afhangen van de locatie van het personeelsfeest, begin daarom minstens 6 maanden op voorhand met het vergelijken van locaties. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

 15. Fotograaf personeelsfeest. Ben je op zoek naar een fotograaf, die deze memorabele avond zal vastleggen? Is één van je personeelsleden toevallig hobbyfotograaf, of ken je iemand die jou hierin kan begeleiden? Je kunt natuurlijk ook kiezen voor een externe fotograaf, ook hier start je best een aantal maanden voor het personeelsfeest aan de zoektocht.

 16. Boek tijdig een cateraar; goede cateraars zijn snel bezet, en hoe vroeger je ze contacteert, hoe meer ze kunnen meedenken en rekening houden met de noden van het bedrijf.

Met deze checklist ben je goed voorbereid om een ​​geslaagd personeelsfeest te plannen en te organiseren. Veel feestplanning!